Hogyan használjuk ki optimálisan a munkahelyünket? Hogyan spóroljunk milliókat?

Egyedülálló térkihasználtsági vizsgálatok

Nagyon sok vállalat nincs tisztában azzal, hogy mennyire kihasználatlan az irodájuk, pedig a költséghatékonyság érdekében csak akkora munkahelyet érdemes fenntartani, amelyet valóban hasznos tevékenységgel lehet megtölteni. A fölösleges terek csak költséget jelentenek a cégnek, ráadásul csökkentik a versenyképességet, hiszen egy ingerszegény zóna visszaveti a dolgozók motivációját. Minden egyes négyzetméternek megvan a maga funkciója, ezért érdemes megvizsgálni, hogy valóban jól rendeztük-e be az irodánkat, nincsenek-e fölösleges tereink.

Magyarországon egyedülálló módon a Blue Business Interior térkihasználtság mérési szolgáltatást kínál, amely segít feltérképezni a kihasználatlan területeket, a speciális szenzoros vizsgálatok kimutatják, hogy az egyes helyiségeket, közösségi tereket mennyire intenzíven használják a kollégák. De miért fontosak a mérések? Miért kell vizsgálni az irodában az egyes tevékenységeket és a hasznosított tereket?

Optimális egyensúly a közösségi és egyéni terek munka között

A 21. században új munkakultúrák honosodtak meg szerte a nagyvilágban, és Magyarországon is hódítanak az új trendek. Előtérbe kerülnek az együttműködő tevékenységek, a csapatmunka szerepe felértékelődik, a cégek folyamatos innovációban gondolkodnak. A kollaboráció és a csapatmunka olyan inspiratív munkakörnyezetet kíván, ahol a dolgozók szinte a nappaliban érezhetik magukat, hiszen az otthonosság, a komfort és az egészséges környezet elősegíti a kreativitást.

Sok helyen a trendeknek megfelelően új közösségi tereket hoztak létre, miközben az egyéni munkát a dedikált munkaállomásokon végzik a kollégák. Azonban nagyon nehéz felmérni, hogy a közösségi és egyéni zónák milyen arányban osszák fel a rendelkezésre álló teret. A vállalatok többsége azt feltételezi, hogy az irodaterük kihasználtsága 60-70% között van, miközben a valóságban rengeteg kihasználatlan terület van, amelyek esetében ugyanúgy fizetni kell a bérleti díjat és az üzemeltetési költségeket.

Hogyan alakíthatók ki optimálisan az új funkciók és a közösségi terek? Hogyan állapítható meg a közös és az egyéni terek megfelelő aránya? A Blue Business Interior tervezhetővé teszi a jövőt, hiszen a szenzoros mérés szolgáltatásuk pontos adatokkal látja el az ügyfeleiket a közös használatú terek – pl. tárgyalók, shared deskek/hot deskek és pihenő terek – kihasználtságáról. A cél, hogy az irodatervezést a tér használatra vonatkozó pontos, pragmatikus adattal támogassák, így a projekt költséghatékonyabb és a terek pontosabban tervezhetők lesznek.

Szenzoros mérések

Az érzékelők napi 1400 mérést végeznek mozgásérzékelőikkel vezeték nélkül, és biztonságosan továbbítják az adatokat a felhő alapú szerverre: egyetlen szobától akár több épületig terjedő terület válik mérhetővé úgy, hogy a felmérés teljesen láthatatlan, nem zavarják a munkavégzést. A felhő alapú felületen elérhető jelentések adatai egyebek mellett tartalmazzák a foglaltsági statisztikákat és időket, a munka és megbeszélési szokásokat, a meetingek és azok résztvevőinek számát. A jelentéseket az arra jogosult adminisztrátorok bárhonnan elérik, és alapvető fontosságú adatokkal szolgálnak az irodatér tervezéséhez és belsőépítészeti kialakításához, illetve a már meglévő munkahelyek hatékony átalakításához

A mérések alapján többek között láthatjuk, hogy hány fix, megosztott és rugalmas munkaállomásra van szükség, ahol a kollégák az aktuális igényeknek megfelelően dolgozhatnak. A megosztott (shared desk) és rugalmas munkaállomások (hot desk) azért kerültek előtérbe manapság, mert sok cégnél a kollégák a napjuk jelentős részét az ügyfeleknél töltik, vagy éppen utaznak, vagyis nem kell számukra egy dedikált munkaállomást fenntartani, így például kisebb helyen is elférnek az asztalok. 

De ugyanígy fontos megvizsgálni, hogy valójában hány tárgyalóra van szükség, azok hány személyesek legyenek, így megspórolhatjuk a kihasználatlan meeting szobák költségeit. A kollaborációs helyiségek vizsgálatával pedig azt tudjuk megállapítani, hogy a csapatmunka érdekében mekkora közös terek álljanak rendelkezésre, milyen típusú közösségi zónákat preferálnak a kollégák, vagy egyáltalán használják-e azokat a break out tereket, amelyeket a komfort és a munka hatékonysága érdekében alakítottak ki.

A vizsgálatok eredményeként megújított irodaterek nem csak a versenyképességet növelik, hanem a “Munkahelyi Üzleti Intelligenciát” erősítik, amelyek végső soron jelentős megtakarításokat jelentenek az ingatlannal kapcsolatos költségekben is. A szenzoros mérések a világ számos helyén bizonyítottak már, most lássuk egy kiváló példát arra, hogy lehet a mérések után hatékonyabbá tett térszervezéssel jelentős irodaköltségeket megtakarítani.

Több mint 3 milliárd forintos megtakarítás évente!

A világ egyik vezető reklám- és marketingügynöksége több mint 100 országban több mint 5000 ügyféllel rendelkezik. A növekvő ügyféligények miatt azonban egy új londoni ingatlanban újabb 400 munkaállomásra, illetve a növekvő számú mobil munkavállalójuk miatt több közösségi és kollaborációs térre volt szükségük. A cég azonban – mielőtt belevágott volna egy újabb jelentős ingatlanvásárlásba – előzetesen jobban meg akarta ismerni a munkatársai szokásait, és hogy valójában hogyan működik az irodájuk.

A felkért szakértők ennek érdekében szenzoros méréssel feltérképezték a munkaterület kihasználtságát, majd azonosították az előnyöket és a megtakarítási potenciált, az ezek alapján összeállított hasznosítási tanulmány pedig a meglévő épületekben fogalmazott meg ajánlásokat. Sőt, az új épületre vonatkozóan is bemutatták, hogy milyen típusú terek szükségesek. A vizsgálatok három hónapig tartottak az összes épület összes szintjén, beleértve minden asztalt, tárgyalót, irodát és közösségi teret, így megtudták: az alkalmazottak hogyan használják az egyes helyiségeket nap mint nap. Majd a cég megkezdhette az új munkahelyi stratégia kialakítását a 100%-os pontosságú adatok birtokában.

Az adatok roppant érdekes eredményre vezettek, ugyanis kiderült, hogy a növekvő igényekhez nem szükséges 400 új munkaállomás vagy egy új épület, mert a meglévő ingatlanállományban a jobb íróasztal elosztással és térszerkezettel megoldható a bővülés. Ugyanis a rugalmas munkavégzési formáknak köszönhetően kevesebb ember dolgozott egy időben az épületekben, így kevesebb fix íróasztalra volt szükség, a maradék egy részét pedig az új kollégák kapták meg, illetve flexibilis munkaállomásokká alakították át úgy, hogy a már meglévő munkaszervezet termelékenysége nem csökkent.

De ezzel még nem volt vége a meglepetéseknek! A mérések alapján az is kiderült, hogy az alacsony kihasználtság miatt további 1200 íróasztal szabadítható fel, így tovább csökkenthetők a költségek. Ezek után a cég egy építészirodával optimális területnagyságot és alaprajzi elrendezést terveztetett. Az alkalmazottak hatékonysága növekedett, mert olyan területeket alakítottak ki, amelyekre valóban szükségük volt. A vállalat ezt követően elköltözött a hat egymástól különálló épületekből, és egyetlen helyszínen alakította ki az új központját, amely éves szinten 8 millió angol font megtakarítást eredményezett számára.