Mi az a munkahelyi élmény? Milyen irodát alakítsunk ki a kollégáknak?

A munkahelyi élmény alapvetően határozza meg az adott cég sikeres működését, de vajon mit is jelent ez a kifejezés? Valójában érzések és benyomások összessége, amelyek nap mint nap érik az alkalmazottakat az irodában. Ahogyan a dolgozók eljutnak a munkahelyükre, ahogyan töltik a napjaikat, ahogyan érzik magukat, ami körbeveszi őket, ahogyan a kollégák és vezetők kommunikálnak […]

A munkahelyi élmény alapvetően határozza meg az adott cég sikeres működését, de vajon mit is jelent ez a kifejezés? Valójában érzések és benyomások összessége, amelyek nap mint nap érik az alkalmazottakat az irodában. Ahogyan a dolgozók eljutnak a munkahelyükre, ahogyan töltik a napjaikat, ahogyan érzik magukat, ami körbeveszi őket, ahogyan a kollégák és vezetők kommunikálnak egymással – mind-mind a munkahelyi élmény egy-egy szelete. Ráadásul mindenkinek mást és mást jelent a munkahelyi élmény, mindenki más dolgokat él meg pozitív és negatív aspektusból.

Megtörténhet, hogy az adott cég sok pénzt invesztálhat az igényes irodakörnyezet kialakítására, mégsem éri el azt a célt, amit szeretett volna. Előfordul, hogy egy vállalat a piacról készen kapott irodadizájnt valósít ki, amelyet munkahelyi élményként kínál a dolgozóknak, mégsem váltja be a hozzá fűzött reményeket, mert például a munkavállalókhoz, vagy a cég tevékenységéhez nem illeszkedik a kialakított iroda. A korszellemnek megfelelően a cégek olyan munkahelyeket hozhatnak létre, amelyet trendinek gondolnak, belezsúfolnak mindenféle divatos módszert, mégsem működnek úgy a terek, ahogyan remélték. Vagyis a munkahelyi élmény fogalma nem mindenkinek jelenti ugyanazt.

Ha egy cég fel akarja mérni a dolgozói számára megfelelő munkahelyi élményt, akkor a következő négy elemet érdemes vizsgálnia: kultúra, környezet, eszközök, arculat. A környezet esetében beszélhetünk fizikai és pszichológiai környezetről. Adottak a bútorok, a dizájn, az eszközök, a laptop satöbbi, de ezen túl nagyon fontos, hogy milyen arculattal és milyen céges kultúrában működik az iroda fizikai tere, hiszen mást kíván egy ügyvédi iroda, egy SSC, vagy egy kreatív ügynökség.

Ha az említett négy tényező egyszerre jól működik az irodában, akkor beszélhetünk átfogó munkahelyi élményről, amelyet magával a céggel is azonosítanak majd a munkatársai, az üzleti partnerei és a piac. Sokféle módszer lehetséges, hogy hogyan alakítsuk ki az irodánkat, amely a négy tényezőt eltérő módon közelíti meg.

Hogyan alakítsuk ki az irodánkat? Megközelítési alternatívák

Tételezzünk fel most két alapvető céges megközelítést a kialakítás során. Az egyik vállalat instant megoldásokkal divatos, domináns, hatásvadász és önazonos irodát hoz létre. Egy másik társaság más módszerrel hozza létre az irodáját, ahol a funkcionalitás, a rugalmasság, az időtállóság és szintén az önazonosság fontos.

Az eredményt összegezve vizsgáljuk meg az időt, a látványt, a pénzt és a tervezést, mint meghatározó elemeket. Az első cég sok pénzt költött el rövid idő alatt egy látványos munkahely létrehozására, sokat áldozott a környezetre és eszközökre, ellenben háttérbe sorolta a céges kultúrát és az arculatot, hiszen a látványt tartotta fontosnak. Úgy gondolta a cégvezetés, hogy a látványos irodatér vonzza majd a tehetséges munkavállalókat. Az arculat és kultúra szempontjából pedig a menedzsment meghatározta a vállalat karakterét, hogy kik is ők valójában, és a dolgozókat is a meghatározott identitás átvételére ösztönözték. Itt lehetőség nyílik home office-ra is, bár semmiféle alapos stratégiát nem dolgoztak ki e tekintetben.

A második cég megfontoltabban haladt, sok időt szánt a tervezésre, látszatra nem tűnik újnak az irodája, pénzt sem költött annyit, mint az első vállalat. A céges kultúra és az arculat ellenben hangsúlyosabb szerepet kapott, hiszen abban bízott, hogy ezek a tényezők határozzák meg a munkahelyi élményt. Itt a vezetőség nem engedélyezte az otthoni munkát, konzervatívabb álláspontot képviselt. Később a munkafolyamatok megfigyelésekor derült ki, hogy dolgozótól függően a home office mégis csak segítheti a céges működést. Ezért óvatosan, de tervszerűen megjelent az otthoni munka is, sőt, általánosságban is rájöttek, hogy a céges kultúrát és arculatot is igazítani kell a változó trendekhez.

Alapvetően mindkét iroda jól néz ki, mindkettő jól is működhet, trendi és népszerű lehet a dolgozók körébe. A két megoldást nem érdemes minősíteni, hiszen nem tudjuk pontosan, hogy a jövőben hogyan alakul a gazdaság, a munkaerőpiac, az igények, a technológiai fejlődés, azonban azt tudjuk, hogy ha az irodakialakítási folyamat meghatározó pillérei stabilak, akkor jól fog működni a munkatér később is.

A jövőben egy cég bővülhet, újabb munkavállalókat alkalmazhat, az irodakialakítás sikere attól függ, hogy milyen szemszögből nézzük a folyamatokat, illetve az adott cég mit akar elérni. A legfontosabb az egyensúly, hogy a cég foglalkozik-e azzal, hogy a munkahelyi élmény pozitív hozadéka lehet az eredményes munkavégzés. Ha megvan az egyensúly és stabilitás, akkor a jövőképet is eredményesebben lehet formálni, hiszen ha az alaptényezőkre már az elején fókuszált a vállalat, akkor könnyebb továbbépítkezni, fejleszteni a munkateret. Ha a későbbiek során kell korrigálni, módosítani az irodát bármilyen szempontból, akkor az újabb szakemberek bevonása további anyagi ráfordítást igényelhet, és korántsem garantált a siker.

+++

Munkahelyi élmény – Branded Content az irodában – OfficeUP konferencia

Előadóink: Horváth Dávid, senior workplace consultant, Colliers International és Paukovics Gábor, market development & concept manager CEE Region, Kinnarps Hungary.

SOCIAL BOX