Milyen trendek uralják az emberek mindennapjait az irodájukban?

Az irodaterek és a munkaszervezetek kölcsönhatása kapcsán felmerül a triviálisnak tűnő, mégis alapvető kérdés. Mitől jó egy iroda? Az egyszerű válasz szerint, amelyet aztán lehet részletezni, attól működik jól egy iroda – figyelembe véve az emberközpontú munkahelyek és irodaházak világát –, ha a megvalósított munkakultúrában az alkalmazottak valóban jól érzik magukat, vagyis a wellbeing, a […]

Az irodaterek és a munkaszervezetek kölcsönhatása kapcsán felmerül a triviálisnak tűnő, mégis alapvető kérdés. Mitől jó egy iroda? Az egyszerű válasz szerint, amelyet aztán lehet részletezni, attól működik jól egy iroda – figyelembe véve az emberközpontú munkahelyek és irodaházak világát –, ha a megvalósított munkakultúrában az alkalmazottak valóban jól érzik magukat, vagyis a wellbeing, a jóllét abszolút a fókuszba kerül. Szinte minden trend ehhez illeszkedve hódít az irodákban.

Tevékenységalapú terek

Alapvető trend a tevékenységalapú iroda kialakítása, amely meghatározza a munkahelyek alaprajzi elrendezését és a terek kölcsönhatását egymással. A technológia már itt is megjelenik, hiszen testreszabott alkalmazások (pl. Connected by Skanska) segítik, hogyan tudják a fejlesztők és a tulajdonosok a bérlők számára a leghatékonyabb szervezeti struktúrát megalapozni. Így például érzékelők segítségével meg tudjuk figyelni az egyes irodai területek kihasználtságát, majd napi, heti, havi és éves alapon lehet értékelni az adatokat. A megjelenő kihasználatlan, potenciális területeken pedig érdemes újragondolni a funkciót, hogy munkavállalói szempontból hasznosabb tereket hozzunk létre.

A hatékonyabb terek jelentős megtakarítást biztosíthatnak a cégek számára, így például a Telekom új székházában a 4500 dolgozóra mindössze 3800 munkaállomás jut, amely persze szervezettebb és mobilisabb munkamódszereket kíván. A tárgyalók kihasználtsága is fontos tényező, az új technológiák olyan tárgyaló- és teremfoglalási rendszereket működtetnek, amelyek segítenek az erőforrások jobb kihasználásában. A tárgyalókban, konferenciákban pillanatok alatt tudunk csatlakozni a vállalati hálózatokhoz, tartalmat oszthatunk meg, amely ösztönzi a kollaborációt. Ez a fajta technológiai ugrás egészen másfajta gondolkodásmódot igényel a munkavállalók részéről.

Irodai környezet

Az álláskeresők számára a fizetés után a második legfontosabb szempont a megfelelő irodai környezet, ezért az irodapiacon olyan megoldásokat kell keresni, amelyek a nagybetűs embereket helyezik a középpontba. A vállalati employer branding kapcsán fontos a céges kommunikáció a munkatársak és az ügyfelek felé, e tekintetben az irodai környezet egyfajta testbeszéd is, amely közvetetten üzenetet jelent a partnerek részére.

Az emberközpontúsággal némileg ellentétes trend, hogy a mesterséges intelligencia (MI) szerepe is nő, Magyarországon az SSC-ipar 80-100 ezer embert foglalkoztat, azonban ez a munka részben helyettesíthető lenne MI-vel. Azonban jó hír, hogy a kreativitás egyelőre az ember sajátja, ezért olyan, kreatív tereket kell kialakítani, ahol az emberek inspirálódnak, ahol eltérő tevékenységeket lehet végezni (fókuszmunka, együttműködés vagy éppen rekreáció), vagyis a multifunkcionalitás szerepe felértékelődik, amely hatékonyabb térkihasználást jelent.

A gyors technológiai változások együtt járnak az ügymenetek, üzleti modellek változásával is, vagyis az egyes divíziók munkamódszerei dinamikusan átalakulnak. Az új igények kiszolgálására rugalmas, könnyen formálható irodatereket kell létrehozni már az ingatlanfejlesztés fázisában. Mobil bútorokkal, audiovizuális és HR-megoldásokkal megalkotott flexibilis munkahelyek a jövőbeni igényeket is könnyebben kielégíthetik, de ugyanúgy az alkalmazottakat is fel kell készíteni a terek használatára, így például egy pihenőteret is igénybe vehetünk lazább tárgyalás lebonyolítására. Persze ehhez szükséges a vezetőség attitűdbeli változása is, hogy az alkalmazottak merjék kihasználni a terek nyújtotta lehetőségeket és alternatív funkciókat honosítsanak meg.

És persze technológia

Vajon szükség lesz-e az irodára a jövőben, legalábbis a fizikai térre, vagy átalakul az alapvető funkciója? Egyelőre az otthoni munkavégzés kultúrája gyerekcipőben jár, a fejlesztők a kollaborációs terekre fókuszálnak, vagyis a közös munka még lényeges. A személyes találkozás varázsa érvényesül, szükség van a kontaktra, ez segíti a kreativitást, amellyel a cégek új termékeket és szolgáltatokat tudnak fejleszteni. A virtuális tér mellett megmaradhat a fizikai tér jelentősége, bár a jövőben az iroda inkább eszköz lesz, és nem cél, hiszen a cél a vállalat eredményessége, amelyet a cégkultúra hatékonysága alapoz meg. Mindemellett egyre laposabbak a szervezetek, a mellérendelő hierarchiák terjednek, ennek ékes bizonyítéka, hogy a vezetők szituációtól függően sokszor egy-egy mobil munkaállomáson dolgoznak, egyre inkább projektalapon szerveződnek a vállalatok.

A csoportmunkát segítő technológiák egyre inkább áthatják a mindennapjainkat, amit tegnap a mozivásznon láttunk, ma valóság. A megjelenítés technika teljesen átalakul, olyan dizájnelemekként fognak megjelenni, mint pl. hajlított LED-kijelző. A fenntartható és egyre természetközelibb munkaterek folyamatosan fejlődnek, egyre kisebb ökológiai lábnyomot hagyhat az irodai munkavégzés, illetve maga az irodaház. Megjelennek a virtuális jellegű munkavégzési helyszínek, mint például egy telefon, vagy egy közösségi helyszín, míg az irodákban a kollégákkal való találkozási pont szerep erősödik meg.

Nagyon fontos továbbra is az optimális munkahelyek kialakítása, hiszen ezek a terek a dolgozók életére jelentős hatást gyakorolnak, nem csak a napi szinten eltöltött idő vonatkozásában, hanem a mindennapi hangulat, életérzés, jóllét szempontjából is, ugyanígy délutánonként az egészséges irodakörnyezet elhagyása után a privát szférában megélt élmények is jó fizikai és lelki „kondícióban” valósulhatnak meg.

+++

„Nemzetközi kitekintés. A legújabb HR és workplace trendek” – OfficeUP konferencia

Résztvevők: Moderátor: Tóth Gergely – HRfest tulajdonos; Ábrahám András – Project Manager, Skanska; Almás Béla – vezérigazgató, Streamnet; Kovács Tamás – Regional Sales Director Central Europe, Steelcase; Vetési Zsófia – Változásmenedzser, OTP Bank

Kép: g-stockstudio / shutterstock.com

SOCIAL BOX