Hogyan használjuk az irodát? Mire jó az irodahasználati kézikönyv? – interjú a Re:Search társalapítóival

– Az irodapiac az elmúlt évtizedben Magyarországon is forradalmi változáson ment keresztül, de ez még csak a jéghegy csúcsa. Az a cél, hogy egyre több vállalat munkahelye feleljen meg a 21. század igényeinek. Hogyan tudtok hozzájárulni ahhoz, hogy minél több iroda magas nívót és élhető tereket jelenítsen meg, ahová szeretnek bejárni a dolgozók? – Valóban, […]

– Az irodapiac az elmúlt évtizedben Magyarországon is forradalmi változáson ment keresztül, de ez még csak a jéghegy csúcsa. Az a cél, hogy egyre több vállalat munkahelye feleljen meg a 21. század igényeinek. Hogyan tudtok hozzájárulni ahhoz, hogy minél több iroda magas nívót és élhető tereket jelenítsen meg, ahová szeretnek bejárni a dolgozók?

– Valóban, több éves tervezői múlttal a hátunk mögött azt tapasztaljuk, hogy az ügyfeleink sokszor még mindig nincsenek tisztában a professzionális tervezési program lényegével, az irodaprojekt fontosságával az adott cég versenyképességének érdekében. Jellemzően kevés időt szánnak egy projekt megfelelő előkészítésére, és a tervezési célok sincsenek kellően átgondolva. Többnyire megszokásból jönnek az igények. Ezért szeretnénk szakértőként – forgalmazóktól és termékkereskedőktől függetlenül – szakmai segítséget nyújtani az új bérleménybe költözőknek, vagy azoknak, akik az irodájukat bővítik. 

– Ráadásul a pandémia miatt előtérbe került a home office, amivel párhuzamosan a cégeknek újra kell gondolniuk az irodai tereik használatát. Mit tapasztaltok e téren?

– Mi is elindítottunk az oldalunkon egy általános kérdőívet, melyet nagyon sokan kitöltöttek, és megerősítették a már ismert tényeket, hogy a járvány és az ezzel járó home office a cégek többségénél alapjaiban változtatta meg a munkavégzési szokásokat, amelyekre az irodák többsége nincs felkészülve. A cégek többnyire távolságtartással, fertőtlenítéssel reagálnak a helyzetre, ami rövid távon jó megoldás, de hosszabb távon érdemes sokrétűbben értékelni a helyzetet, hiszen egy alapos térelemzéssel jelentős költségmegtakarítást lehet elérni, és növelhetjük a hatékonyságot is.

– Hogyan tehetjük hatékonyabbá a tereket? Mire figyeljünk, mire koncentráljunk?

– Az irodák kialakításánál minden eddiginél fontosabb a terek variálhatósága, átrendezése, a flexibilis és agilis munkakörnyezet kialakítása, mivel a munkaadóknak reagálniuk kell az alkalmazottak megváltozott igényeire. Mondok egy konkrét példát. Megkeresett minket egy multi, hogy 2000 főt az adott tervezési program alapján ültessünk le az új irodájukban. Számoljunk minden dolgozóra egy klasszikus L alakú asztalt és egy standard 2 iratrendezős szekrényt az ültetési terv során. A tervezésnél gyorsan kiderült, hogy elég szűkös a hely, ezért feltettük a kérdést, hogy mi indokolja ezt a nagy volumenű bútorozást. A válasz csupán ennyi volt: eddig is így működött az irodánk. Végül több száz interjú kérdőív elemeztük a helyzetet, és kiderült, hogy egy általános munkahelyhez bőven elegendő egy egyenes asztal egy többfunkciós konténerrel, ráadásul szekrényre jellemzően nincs is szükség. Végül egy szellősebb elrendezéssel megspóroltunk 15%-nyi irodaterületet, miközben a bútorbeszerzésnél jelentős költséget takarítottunk meg már a tervezési szakasz legelején.

– Ha felkérést kaptok egy irodatér elemzésére, optimalizálására, akkor hogyan zajlik a gyakorlatban például egy több ezer m2-es munkahely vizsgálata, ahol több száz alkalmazott dolgozik?

– Első lépésben pár hetes intervallumban készítünk egy irodai GPS alapú alaprajzi leterheltségi vizsgálatot, melyekből kimutatások hívhatóak le, hogy az iroda mely részei kihasználatlanok, és hol van “dugó”, melyek a mobil és a „horgonyzott” munkaállomások. Ugyanígy fontos szempont a tárgyalók befogadó képességének vizsgálata, hiszen nem mindegy, hogy három 10 fős tárgyaló helyiségünk van, amely a hét csúcsidőszakaiban van csak kihasználva, vagy a pontos igényekre szabva egy 10 fős nagy és négy öt fős kisebb tárgyalót alakítunk ki.

– Egy nagyobb vállalat esetében összetett a döntéshozói folyamat, hiszen minél nagyobb egy cég, annál bonyolultabb protokollok alakítják a vezetői tevékenységet. Mit lehet tenni ez ügyben?

– Így van, sokszor a döntési folyamatok lassúsága a legfőbb akadálya egy projekt zökkenőmentes megvalósulásának. Egy megvalósult projekt kapcsán próbáltuk az ügyféllel meghatározni a pontos célokat, igényeket, és természetesen ahány vezető kapcsolódott be a beszélgetésbe, annyi igény fogalmazódott meg, de a döntést senki nem akarta felvállalni. Ekkor az ügyvezetővel egyeztetve elemeztük a cég működését, több száz dolgozóval beszélgettünk, és gyűjtöttük össze az igényeiket.

Az eredmény egy olyan egy irodahasználati kézikönyv lett, amely osztályonkénti lebontásban meghatározza, hogy kinek milyen munkahely kialakítás jár, illetve a vezetők a különböző szinteken hány m2-es irodában dolgozhatnak, milyen bútorokból és milyen kiegészítőkből válogathatnak. De még azt is meghatároztuk, hogy a közös helyiségek mérete, berendezése, megvilágítása és szellőzése milyen paramétereknek feleljenek meg. Azóta csak pozitív visszajelzést kaptunk, mert leegyszerűsödtek a tervezési, megvalósítási és a beszerzési folyamatok, melyekkel folyamatosan jelentős költségmegtakarítást érnek el és egy tudatosan előretekintő üzemeltetést valósítanak meg.

SOCIAL BOX