Az egyterű irodák kultúrája az Y- és Z-generáció szemével

Feuertag Ottó (Europa Design) és Bakos Kristóf (REscon Kft.) vezette szakmai beszélgetésen az egyterű irodák és az Y-generáció világa szélesre tárta kapuit a hallgatóság előtt. Az elmúlt évtizedekben ugyanis gőzerővel előtérbe kerültek a nyitott irodai elrendezések, amelyek Magyarországon is megvetették a lábukat, és egyre nagyobb szerepet játszanak – függően az anyagi és szemléletbeli adottságoktól – […]

Feuertag Ottó (Europa Design) és Bakos Kristóf (REscon Kft.) vezette szakmai beszélgetésen az egyterű irodák és az Y-generáció világa szélesre tárta kapuit a hallgatóság előtt. Az elmúlt évtizedekben ugyanis gőzerővel előtérbe kerültek a nyitott irodai elrendezések, amelyek Magyarországon is megvetették a lábukat, és egyre nagyobb szerepet játszanak – függően az anyagi és szemléletbeli adottságoktól – a hazai munkakultúrában. A paravánmentes és papírnélküli új struktúrájú munkahelyek egyrészt munkapszichológiai, másrészt belsőépítészeti kihívások elé állítják a szakembereket és a vállalatokat.

Új szemlélet

Az egyterű irodákban a bútorok sokfélesége és multifunkcionalitása előtérbe kerül, ennek egyik izgalmas társadalmi vetülete, hogy a régi merev hierarchikus viszonyok oldódnak, már egy vezérigazgató sem tűnik elérhetetlen személynek az átlag dolgozó számára. Így egyre több helyen a vezetőség sem különül el cellás irodákban, hanem sokszor a munkatársakkal azonos térben dolgozik. Sőt, akár dedikált munkaállomással sem rendelkezik, hanem az új trendeknek megfelelően  a nomád vagy szatellit helyek közül választ magának egy számára megfelelőt. Az ilyen szemléletű vállalatot hívják „lapos hierarchiájú cégnek”, vagyis a demokratizált munkafilozófia következtében a „főnök” sokkal több információhoz jut, a felgyorsuló infoáramlás pedig akár versenyelőnyökhöz is juttathatja az adott céget. Egy felmérés szerint az 1980-2000 között eltelt húsz évben egy menedzser három-négyszer több információhoz jutott, mint korábban.

Mobilis munkaterek, multifunkcionalitás

Azokban az irodákban, ahol nincsenek állandó munkaállomások, kevesebb asztalt kell beállítani, így hely szabadul fel, tehát vagy kisebb helyen fér el ugyanannyi munkatárs vagy ugyanakkora területen fér el több alkalmazott. Ilyen esetben a dolgozók az ún. hot deskeknél ülnek, és egymást váltják. Szorosan kötődik ehhez a munkakultúrához a tiszta asztal elve, vagyis mindenki a munkaideje végeztével összepakolja a holmiját és üresen hagyja az asztalt. A mobil munkaállomások támogatására görgős konténereket, tároló szekrényeket (pl. Caddy) állítottak rendszerbe, amelyekben az alkalmazottak a felszerelésüket, munkaanyagaikat tárolhatják, és azokat mindig az éppen aktuális asztalukhoz (hot desk) illeszthetik.

A szatellit munkahely szintén a hot deskhez hasonlatos módszertant követi, hiszen számos olyan kolléga dolgozik egy cégnél, akik egész nap úton vannak, tárgyalnak, külső helyszíneken ügyfeleket látogatnak, így mikor betérnek a cégközpontba, akkor elég nekik egy nomád munkaállomás is. De ugyanígy vannak olyan szerződött munkatársak vagy partnerek is, akik otthon dolgoznak és csupán megbeszélésekre, tárgyalásokra érkeznek az irodába. A multifunkcionalitás ott is megnyilvánul, hogy egy adott helyiséget nem csak többen használnak, hanem több tevékenységi formát is megenged ugyanaz a tér. Így a tárgyalóasztalok összecsukva a sarokba állíthatók, hogy aztán tovább menjen a szokásos munka ugyanabban a szobában. Persze ez a tendencia ellentétet is szülhet a bérbeadó és a bérlő között, hiszen utóbbi így kevesebb hellyel is beéri.

A hátrányok feloldása

Az egyterű irodákban alapprobléma a zaj. Bár a nyitott terekben található munkaállomásoknál többnyire tilos beszélni, ezért egyre többen fülhallgatóval felszerelkezve dolgoznak, míg a közösségi terekben aztán szabadon folyhat a szó. Az egészséges egyensúly megteremtése érdekében ma már a tervezők úgy alakítják a tereket, hogy egy alkalmazott lehetőleg három percen belül elérjen egy csendzónát, amely nyugalmat biztosít számára, és ez hosszú távon akár 20-25 %-kal is növelheti a produktivitását.

A másik probléma az intimszféra visszaszorulása. Ezt pedig úgy próbálják meg orvosolni, hogy csendszobákat, fülkéket, kisebb-nagyobb privát tereket alakítanak ki, ahová a munkatárs elvonulhat telefonálni, beszélgetni, feltöltődni. A regeneráció és a fittség szintén bűvös fogalmak – itt pedig a rekreációs helyiségek játszanak kiemelt szerepet. A zaj és az intimszféra fogalomköréből kilépve és tágabban értelmezve az irodai tevékenységeket – amelyek aztán meghatározzák a kialakítás struktúráit –, néhány adatot is érdemes megemlíteni. Angolszász kutatások szerint a munkahelyi tevékenységek kb. 50 %-át fedi le a fókuszmunka, amikor az alkalmazott az asztalánál ülve munkáját végzi. A másik 50 %-ra jut a kollaboráció, az önképzés, valamint az egyéb társas, közösségi tevékenységek.

Virtuális terek

Egy átlagos munkatárs mindennapjaiban négy különböző térben mozog. Elsőként érdemes megemlíteni az otthont, vagyis azt az intimzónát, ahová nap mint nap hazatér. A második alapvető tér az az asztal, ahol a fókuszmunkáját végzi. A harmadik tér a közösségi zónák láncolata, ide sorolhatjuk a teraszt, a liftet, a kantint, a rekreációs szobákat, öltözőket, játéksarkot stb. De ide tartoznak a kollaboratív munka helyszínei is, amelyek a legkülönfélébb tereket foglalhatják magukban. A negyedik tér kissé kakukktujás, hiszen míg eddig valós helyszínekről beszéltünk, most átlépünk a mátrix világába. Ez a hely pedig a virtuális társadalom tere, amely mind a három korábbi térrel összefüggésben áll.

Az Y és Z-generáció térnyerése

A web 2 világa mindenkit összehozhat anélkül, hogy az idő és a fizikai tér korlátait le kellene bontanunk. A technológiai vívmányok szerepének jelentőségét jól jelzi, hogy addig, amíg a rádió a hőskorában elérte az 50 milliónyi hallhatót, eltelt 30 év, az internet 50 milliós penetrációja már csak 4 évet vett igénybe, a Facebooknál pedig eközben mindössze 2 év telt el. A virtuális világ terjeszkedése összefügg az Y generáció térhódításával, akik már beleszülettek az interaktív, kommunikációs kütyükkel túlzsúfolt világba, és akik az egyterű irodák kollaboratív munkakultúráját respektálják. A rohamléptékű fejlődést jól szimbolizálja, hogy a 2010 tíz legnépszerűbb foglalkozása 2004-ben még nem is létezett. És még csak most bontogatja szárnyait a Z-generáció…

SOCIAL BOX