Így takarítsunk meg pénzt az irodában

Meglévő irodai bérleményünk jogi feltételein nem nagyon változtathatunk, miután aláírtuk a bérleti szerződést. Most tekintsünk el attól, amikor külső okok miatt gyorsan ki kell költözni, vagy ha jól megy az üzlet cégünknek, akkor helyben akarunk bővülni. Ezek részleteit minden bérleti szerződés szabályozza. Mi most azokra a takarékossági lehetőségekre hívjuk fel a figyelmet, amelyeket a jól kialkudott szerződésen felül – saját elhatározásból – tudunk meghozni.

Kézenfekvő, hogy például a racionálisabb belső térkialakítással, a munkatársak egymáshoz közelebbi – de nem zsúfoltságot eredményező – elhelyezésével már egy közepes (mondjuk 30-60-fős) cégnél is több tíz vagy akár 80-100 négyzetméternyi terület is megtakarítható. A kapott összeget szorozzuk be 10 euróval és máris megvan, hogy havonta mennyi lesz a megtakarítás. Vannak olyan irodaházak – főleg a kilencvenes évek elején vagy még korábban épültek, amelyekben kevésbé variálhatók a belső terek, sok a kihasználatlan közös terület és ezt mindig a bérlővel fizetteti meg a bérbeadó. Ezt kell nekünk a minimumra szorítani.

Egy emelettel feljebb

Ha nem akarjuk más irodaházba költöztetni cégünket, de jobb feltételeket szeretnénk jelenlegi helyünkön, akkor jó megoldás lehet néhány emelettel magasabbra vagy egy tágabb elhelyezést biztosító területre átmenni. Legutóbb a világ egyik legismertebb, szórakoztatóelektronikai termékeket gyártó cége az egyik régebbi óbudai irodaházban egy teljesen felújított szintet vett így birtokba.

Még mindig az elhelyezésnél maradva érdemes kitérni egy stratégiai elemre. Ez pedig az, hogy cégünk milyen arányban akarja és tudja úgy megszervezni tevékenységét, hogy érdemi távmunkára nyíljon lehetőség – ez ugyanis jelentősen kihat az ingatlannal kapcsolatos költségeinkre. Sok vezető ódzkodik ettől, pedig érdemes átgondolni ezeket a folyamatokat és persze számba venni a távmunka hátulütőit is. Cégünk tevékenységétől függően a távmunkások nagyobb aránya visszafelé is hat: időről-időre szükséges, hogy bejöjjenek, konzultáljanak a bentiekkel, továbbképzésen vegyenek részt, stb. Ekkor szorult helyzetbe kerülhetünk, mert hirtelen nincs hol leültetni őket – hiszen éppen azért „küldtük” haza őket dolgozni. Megoldás lehet – ha az adott irodaházban van üres terület – az ideiglenes vagy alkalmakra vonatkozó bérlet. Ezt a lehetőséget már az eredeti bérleti szerződésbe is bevehetjük.

A legigazibb távmunka az, amikor még csak néhány napra sem jön be egy alkalmazott, merthogy eleve kiszerveztük a munkát – és ezzel jelentős irodaterületet szabadítottunk fel. Kár, hogy Magyarországon a közepes méretű, de növekedésre képes cégek többsége ma még fenntartásokkal tekint üzleti folyamatainak kiszervezésére.

Pedig megéri, ezt igazolja a rohamtempóban terjedő újfajta kiszervezési módszer, az úgynevezett „crowdsourcing”. Ennél a megoldásnál független, munkalehetőséget kereső, adott feladattípusokban képzett munkavállalókat egyszerre mozgósítunk egy-egy feladatra annak feldarabolásával és rendszerbe szervezésével. Értelemszerűen kulcs fontosságú a mögöttes megbízható informatikai rendszer.

Jól jön nekünk egy albérlő

Manapság egyre több cégnél fordul elő – főleg a mélyülő válság hatására – hogy nincs annyi emberre szüksége, mint amennyire a bérleti szerződés megkötésekor volt. Ám mivel a szerződésből való kiszállás hátrányokat okozna, olyan megoldás kell, ami csökkenti terheinket. Erre jó az albérlő keresése. Ne akarjuk magunk végezni ezt a munkát, bízzuk ezt a bérbeadóra vagy ügynökségére, esetleg arra az ügynökségre, amelyik annak idején minket képviselt a bérleti tárgyalásokon.

Arra számítsunk, hogy a bérbeadó már az eredeti bérleti szerződésben rögzíteni akarja, hogy csakis az ő írásos engedélyével adhatjuk albérletbe a fölöslegessé vált területet. Ezt egyébként általában megadják, csak elvétve vannak kikötések és szinte mindig szabályozzák, hogy az albérlő okozta károkért a főbérlőt terheli a felelősség. Az albérlő persze ugyanúgy tájékozódik a piacon, mint mi annak idején és csakis a piaci bérleti díjnál alacsonyabb összegért hajlandó beköltözni. A különbség tárgyalás kérdése, de általában 15-20 százalék szokott lenni. Ez nem tragédia, addig is bejön valami pénz nekünk és tudjuk fizetni a mi bérleti díjunkat.

Megtakarítás irodán belül

A munkaszervezési ésszerűsítések mellett természetesen vannak úgymond magától értetődő megtakarítási lehetőségek is, de sok helyütt ezeket csak elméletben használják ki, mert sem a cégvezetők, sem az alkalmazottak nem következetesek a spórolásban. Nem elég például azt mondani, hogy „mi aztán nagyon zöldek vagyunk”, mert külön ládában gyűjtjük a műanyag vizes palackokat, ha közben nem figyelünk oda a kétoldali nyomtatás fontosságára.

Vagy nyitva hagyjuk az ablakot, miközben „ezerrel” megy a légkondicionáló. Tipikus, hanyagság, hogy a mellékhelyiség belső részének világításával senki sem törődik, jó esetben a külső terület lámpáját kapcsoljuk le, ha kimegyünk onnan. A monitorok sokszor egész nap mennek, holott külső munkánk miatt akár több órára is elhagyhatjuk az épületet. Márpedig a számítógépek hőt termelnek és persze áramot is fogyasztanak.

Most nézzük meg azt, ha kilépünk a bérlői szerepből és mondjuk cégünk saját irodaközpontjánál, termelő egységénél szeretnénk megtakarítást elérni. Óriási hiba lenne, ha ezt pusztán valamelyik vagy mindegyik energiaszolgáltató leváltásával akarnák elérni. Lehetnek ugyan jelentős különbségek is az ajánlatokban, például a működési területünkön új szereplőnek számít egy szolgáltató és ezért nagy engedménnyel csábít. Hosszú távon azonban nem lehetnek nagyságrendi eltérések.

Megéri az energia audit

Feltétlenül végeztessünk szakszerű energia auditot, egyfajta fogyasztási átvilágítást. A velünk kapcsolatban álló energiaszolgáltatók, tanácsadók és az üzemeltetési piacon működő cégek is rendelkezésre állnak. Az energia auditálás komplex folyamat, és összetett szakértelmet igényel.

Első lépésként felmérik az adott helyzetet, megállapítják, hogy milyen rendszereket alkalmaznak az ingatlanban, bevizsgálják a berendezéseket. Ezt követi a bejövő energia fogyasztás megoszlásának elemzése, illetve ha van ilyen, akkor a különféle energiatermelő berendezések által előállított, úgynevezett másodlagos energiák felhasználási körének vizsgálata. A teljes energiaellátási- és felhasználási struktúra pontos ismeretére, az ebből levonható helyes következtetésekre van szükség a berendezések hatékonyságának javításához.

A felmérés után elvégzett gazdaságossági számításokból kiderül, hogy mekkora energetikai beruházás szükséges, mondjuk 20-30 százalékos költségmegtakarításhoz. Ez lehet berendezések vásárlása vagy a teljes rendszer cseréje is. Ha eldöntöttük, hogy újítunk, akkor pedig nézzünk szét a forrásoknál, ma már egyre több banknak van kifejezetten ilyen célú hitele és állami (részben uniós) források is rendelkezésre állnak.

Szereltessen fel okos mérőt!

Az ellenőrizhetőbb mérési rendszer bevezetését előkészítő mintaprojekt keretében 2012 nyarán úgynevezett “okos árammérőket” (smart meters) szereltek be húszezer háztartásban és kisvállalkozásnál. Az “okos mérés” előnye, hogy a fogyasztók a folyamatosan rögzített adatokat a kijelzőn vagy az interneten pontosan nyomon követhetik, és tudatosabb energiafelhasználással megtakarítást érhetnek el. Az új rendszerrel ugyanakkor a villamosenergia-társaságok is csökkenthetik költségeiket.

Az országos tesztben részt vevők fogyasztási adatait tavaly ősztől gyűjtik és idén már kedvezményes tarifákat kapnak. A tapasztalatokat egy év után összegzik, majd várhatóan 2014 tavaszára készül el a záró jelentés, amely segít annak eldöntésében, hogy Magyarország milyen formában, milyen mértékben vezesse be az “okos mérést”. A mintaprojekt egymilliárd forintra becsült költségét az EDF Démász Hálózati Kft., az Elmű Hálózati Kft., az Émász Hálózati Kft. és az E.On Hálózat cégcsoport közösen állja.

Ugyancsak az energiafelhasználás pontosabb ellenőrzését segíti majd, hogy – egy készülő uniós rendelet szerint – két év múlva a gázszámlákon is kilowattórában (kWh) jelenik meg a fogyasztás, a jelenlegi megajoule (MJ) helyett, így könnyebben össze lehet majd hasonlítani a gáz- és áramfogyasztást. A mérők továbbra is köbméterben mérik majd a fogyasztást, a szolgáltató ezt szorozza meg az energiatartalommal, és azt számolja át kilowattórára. Egy kilowattóra 3,3 mega joule energiának felel meg. A földgáz energiatartalma 35-45 mega joule köbméterenként, tehát egy köbméter gáz mintegy 10 kilowattóra energiát tartalmaz.

Ezt kérje az irodaház fejlesztőjétől!

1. Legyenek napvédő üvegfelületek, így kevesebbet kell működnie a légkondicionálónak
2. Alkalmazzanak érzékelőkkel ellátott belső teremvilágítást (Ha be vagy kilépünk, azonnal csökkentett üzemmódba kapcsol, akárcsak a napfény változásainál)
3. Korszerű gépészet, például hőszivattyú (a használati meleg vizet is ezzel állítják elő)
4. Lehetőség szerint legyen egyéni fogyasztásmérője a cégnek
5. Energiatermelő liftek (viszonylag új jelenség, azt jelenti, hogy a lift fékezésekor használt energiát alakítják át árammá egy speciális berendezéssel)
6. Feltétlenül ellenőrizze, hogy vannak-e külső árnyékolók, éjszakai átszellőztetés, igazi zöldtető
7. Esővíz öblítse a wc-t, ezzel öntözzenek, illetve használjanak víztakarékos berendezéseket
8. Szennyvízfelhasználás (általában ennek hőjét hasznosítják újra az épületben)

Kerékpártároló és tusoló létesítése nem tűnik megvalósíthatatlannak, ezt nyugodtan kérhetjük az irodaház bérbeadójától. A gépészet működésének hatékonyságán is lehet javítani és az áramfelhasználás is lehet takarékosabb, ha a nem használt közös területeken nem ég a lámpa vagy éjszakára teljesen kikapcsolják a világítást. Természetesen az üzemeltető is törekszik ezekre, de mi is kérdezzünk rá – a végelszámolásnál ugyanis közvetve a mi cégünkkel fizettetik meg a nem megtakarított költségeket.

Kifejezetten figyeljünk oda, hogy van-e a kiszemelt épületen növényzettel fedett zöldtető. A legkorszerűbb irodaházakon már mindenütt kialakítottak ilyeneket, ezek kedvezően hatnak a hosszú távú üzemeltetési költségekre, s ezzel mi, mint bérlők is jól járunk.

A zöldtetők hozzájárulnak a környezeti terhelés csökkentéséhez. Előnyeik kézzelfoghatóak: csökkentik az épületek hő veszteségét, de nyáron a kipárolgás következtében mérséklik a hő terhelést is, tehát kevesebb energia kell a klimatizálásra. Az ilyen tetők felülete port köt meg, oxigént termel, és tompítja a környezeti zajterhelést, a növényzet vízmegtartó képessége egyre kiemeltebb a csapadékvíz késleltetett elvezetése és jelentős részének megkötése szempontjából, mellyel a zöldtetők városi árvízvédelemben játszott szerepe felértékelődik.

Tippek

1. Gyűjtse külön a papírt és a műanyagot
2. Zárja el a csöpögő csapot
3. Kapcsolja le a lámpát, ha kilép a mellékhelyiségből
4. Kevesebb vegyszert használjon takarításkor
5. Használjon újrahasznosított anyagokat
6. Járjon többet munkába kerékpárral

Kívülről bedolgoztatni

A működéshez kapcsolódó adminisztratív feladatok belső munkaigénye a fejlődéssel párhuzamosan megnő a fejlődőképes vállalkozásoknál, így a folyamatok kezelése egy idő után már nem lehet hatékony. Különösen nagy gondot okoz, ha a számlázási, utalási, jelentési folyamatok lassúak, hiszen a vezetőség emiatt sokszor nem kap pontos képet a cég aktuális pénzügyi helyzetéről, a megrendelések, tartozások és kinnlevőségek állományáról, a beszállítói kapcsolatok és a számlázás alakulásáról.

Egy jól megtervezett, a napi üzleti működést támogató outsourcing rendszer felépítésével már középtávon is jelentős megtakarítások érhetők el. Az információtechnológia fejlődésének köszönhetően már léteznek olyan megoldások, amelyek segítségével a kiszervezés hagyományos formáiból adódó információs hiány tulajdonképpen kiküszöbölhető.

Ennek a feltétele, hogy a megbízó vállalat és outsourcing partnere között integrált együttműködés jöjjön létre, ahol a szolgáltató aktívan részt vesz a mindennapi operációban (könyvelés, számlázás, stb.), minden érintett fél ugyanazokhoz a naprakész adatbázisokhoz fér hozzá, ugyanabból a rendszerből dolgozik.