Hogyan építsünk közösséget és második otthont az irodában?

Közösségi irodák – szolgáltatott és coworking

A közösségi tér meglehetősen sokrétű fogalom, ezért érdemes különbséget tenni egyrészt a közösségi tér az irodán belül – amely trendként jelenik meg alapvetően a nagyvállalatok körében –, másrészt a közösségi iroda között. Utóbbiakat a 20-30 éve piacra lépő külső szolgáltatók biztosítják, először a szolgáltatott iroda jelent meg a színtéren, majd a coworking metódus is működni kezdett.

A szolgáltatott irodákat globális piaci szereplők működtetik, mint például a DBH, amelyek ugyanazt a színvonalat és kiszolgálást nyújtják mindenhol. Ezek jellemzően vállalati és üzletszerű terek, nagyjából 80%-uk privát iroda, míg 20%-uk közösségi tér. A coworking esetében jellemzően a helyi szolgáltatók dominálnak, amelyek jellemzően kisebb területen – 500-2000 m2-en – működnek. Itt éppen fordított a helyzet, hiszen nagyjából 80% a közösségi zóna, és a terület 20%-a privát munkahely. Három-négy éve indult el a hibrid iroda térhódítása, amely az előbb említett két típust ötvözi, miközben a szolgáltatott és a coworking modell közelít egymáshoz – mondja Würsching Péter MRICS, a JLL bérbeadási vezetője.

A közösségi irodák az elmúlt tíz évben szinte forradalmat valósítottak meg, hiszen ma már több tízezer cég működik. De ez a piaci szegmens még mindig nagyon kicsi az irodapiacon, például Magyarországon kb. 3,7 millió m2-nyi modern irodaterület található, ebből mindössze 65 ezer m2-t vesznek igénybe a közösségi irodák. Világszerte nagyjából a teljes piac 3%-a ilyen típusú munkahely, egyes városokban, mint például Londonban, az arányuk már elérte az 5%-ot. A közösségi irodák aránya évről évre nagyjából 30%-kal növekszik, így 2030-ra lehet majd világszerte 5% az arányuk.

Előtérbe kerültek a közösségi terek

A közösségi tér az irodán belül szintén nagy átalakuláson ment keresztül az elmúlt időszakban, hiszen a hőskorban egy babzsák elhelyezése jelentette a szociális funkciót, majd szép lassan kinőtte magát a közösségi terület, és ma már a hatékony irodai működés egyik kulcseleme. Ezek a munkahelyen belüli helyszínek arra a trendre épülnek, hogy a nagy nemzetközi ingatlanfejlesztők rájöttek arra: a leendő bérlők körében fontos szerephez jutott a projektalapú munkaszervezés, ezért fontossá váltak a szociális területek. Fontos, hogy a dolgozók szeressenek dolgozni járni, kapjanak valamilyen plusz szociális élményt.

A fejlesztők számára azonban kihívás lesz, hogy a technológia hatására átalakulnak a munkamódszerek. Ha nem tudnak megfelelő választ adni a cégek munkatársainak arra, hogy miért ne otthon dolgozzanak, akkor az épületek akár ki is ürülhetnek, ezért az épületkezelőknek el kell mozdulniuk a komplex, hibrid irodastruktúrák irányába, ahol a szociális terek fontos szerepet kapnak. Egyes fejlesztők már saját brandet is behoztak a piacra a közösségi tereket kiemelve, mint például az Immofinanz Myhive vagy a HB Reavis HubHub márkája.

A közösségi terek kapcsán felmerült a második otthon építésének fogalma, ez azonban nem teljes mértékben fedi a valóságot. Inkább úgy fogalmazhatunk, hogy az otthon illúzióját próbáljuk megteremteni, amellyel sokkal kisebb lesz a stressz hatás és sokkal kellemes lesz a munkakörnyezet. Tudományos kutatások erősítik meg ezeket a trendeket, amelyeket a belsőépítészeti elemek kialakítása során a – például a burkolatokat vagy szőnyegeket – gyártók is követnek – mondja Lovas Gusztáv, a Decor Floor ügyvezető igazgatója.

Egyterű irodák pro és kontra

Átok vagy áldás a nagyteres koncepció, merül fel kérdésként, hiszen az egyterű irodák egyfajta közösségi teret képeznek. Ennek pozitív vagy negatív hozadéka mindig az adott cég tevékenységétől függ, hiszen sok esetben az open space-ben olyan információkat osztanak meg a kollégák egymással, amelyek előre viszik az ügymenetet, vagy új üzletet generálhatnak. Ilyen értelemben, aki otthon dolgozik, sok infóról lemaradhat.

Amikor például nagyjából harminc éve megjelentek az egyterű irodák, egy akkori kutatás az open space-ben jelentkező befolyásoló tényezőket foglalta össze. Ebben az elemzésben a fény és a nagyobb asztalok mellett a zajhatás kapott hangsúlyos szerepet. Ma is lényeges a komfort és az otthonosság, hiszen az otthon azonosítható a nyugodt környezettel, az irodában is meg kell teremteni azokat a zónákat, ahová el lehet vonulni, ahol fókusztevékenységet lehet végezni, ahol kiszűrhetők a háttérzajok.

A szolgáltatott irodákban sokféle igénynek kell megfelelni a sokféle ügyfél kedvéért, nagyon fontos a fogadó tér, azonban az open office nem vált be, az ügyfelek a kisebb helyiségeket kedvelik. A közösségi terekben pedig a fény és a többfunkciójú megoldások a lényegesek, hiszen például kisebb meetinget is lehet tartani a lobbyban vagy a konyhában, vagyis alternatív irodatereket igényelnek az itt dolgozók.

Nagyon fontos a légkör, a munkahelyi hangulat, sőt, maga az inspiráció, amely meghatározza a hely népszerűségét. Olyan térelrendezés és funkciók megteremtése az elvárás, ahol elvonulva lehet dolgozni, mégis van egyfajta szabadságérzet, inspirációs légkör, amelytől a szolgáltatott iroda több, mint az otthon – hangsúlyozza Tilless Anna, a DBH Serviced Office sales and operations menedzsere.

Employer branding szerepe

Meg kell említeni az employer branding, azaz a munkáltatói márka építés szerepét, amely összefügg a munkavállalók megtartásával is. A vállalatok energiát fektetnek céges csapatépítők, egyéb rendezvények szervezésébe. Ennek kapcsán az iroda fontos rendezvényhelyszín és employer branding eszköz lett. Az irodatervezéskor a vállalatok racionalizálják a költségeket, így például számos esetben a közösségi terek közül spórolni szeretnének a konyhán, pedig ez egy nagyon fontos színtér a kommunikációban, interakcióban és közösségépítésben.

A konyhában akár közösségi reggeliket is lehet szervezni, vagy akár informális megbeszéléseket folytatni. A családias környezet arra ösztönzi az alkalmazottakat, hogy örömmel, önkéntesen vegyenek részt különböző céges rendezvényeken, és ne kötelező feladatként éljék meg, így a vállalat közösségépítő tevékenysége természetes folyamatként működhet – magyarázza Mantuano Mónika, a HP marketing vezetője.

Ráadásul több generáció dolgozik egy adott cégnél, így például a fiatalok mellett a családosok számára sokat jelenthet egy közös vállalati rendezvény, hiszen nekik már a gyerekek miatt sok esetben nincs idejük este kikapcsolódni máshol. Érdekes módon az esti rendezvények helyett hangsúlyos szerepet kaptak a reggeli találkozók. A közösségi eseményeknek lehet különleges helyszíne is, mint például a belső kert vagy a tetőterasz az épület adottságaitól függően. A karácsonyi vagy Mikulás ünnepségek szintén egyre fontosabbak a kohézió megteremtése céljából, akár közösségi irodában dolgozó kkv-król van szó, akár egy nagy vállalat alkalmazottairól.

+++

Az OfficeUP irodakonferencia A közösség irodája. Hogyan építsünk második otthont? c. kerekasztal-beszélgetésének résztvevői:

Moderátor: Klementz Kata – Loffice társalapító; Dr. Würsching Péter MRICS, bérbeadási vezető, JLL; Lovas Gusztáv – ügyvezető igazgató, Decor Floor; Mantuano Mónika – marketing vezető, HP; Tilless Anna – sales and operations manager, DBH Serviced Office