A munkahelyi élmény mindent visz – beszélgetés Horváth Dáviddal, a Colliers szakértőjével

– Az OfficeUP irodakonferencián az ún. munkahelyi élményről beszélgettetek Paukovics Gáborral, a Kinnarps szakértőjével. De egyáltalán hogyan fogjunk hozzá, ha valóban egy izgalmas, hatékony munkahelyet szeretnénk létrehozni, hiszen az utóbbi időben szinte forradalmi változások jellemzik az irodapiacot, amelyeket nehéz nyomon követni?

– Az irodatér-kultúra mint fogalom már régóta jelen van a munkahelyeken, csak eddig ezzel nem foglalkoztunk annyira tudatosan, mint ahogy most tesszük. Évtizedeknek kellett eltelnie ahhoz, hogy felismerjük és megértsük azokat folyamatokat, melyek miatt például az open space – mint eszköz – zátonyra futott. Mondhatnánk egyszerűen, hogy rossz volt a sajtója, de ennél sokkal összetettebb a kérdés. Szemben a korábbi trendkövető látszatmegoldásokkal, ma már komoly szakirodalma, adatai és módszertanai vannak a kérdés kezelésének.

Nem állítom, hogy idáig nem volt, csupán nem figyeltünk oda az apróbb részletekre, mint például, hogy az új megoldások valóban támogatják-e a munkavégzést és az alkalmazottak igényeit, vagyis megvan-e az a bizonyos munkahelyi élmény. Pontosabban a pozitív élményről beszélek, hiszen a negatív élmény egy rosszul megfogalmazott irodatérben ugyanúgy jelen van, csak éppen az nem válik senkinek a javára.

– Annyi minden történik az irodapiacon, láthatjuk a médiumokban a nagymenő tech multik csilli-villi székhelyeit, rengeteg közösségi tér van, parkok, biciklitárolók, klassz étterem és még sorolhatnánk. Szinte lehetetlen kibogozni a lényeget a sokféle trend közül, hogy mi illik hozzánk, mi az, ami valóban hasznos, és mi az, ami csak fölösleges divatutánzás.

– Az emberközpontúság, a befelé figyelés és a megértés irányába indultunk el, miközben nagyon gyorsan változik minden. A technológia fejlődésével együtt trendek jönnek és mennek. Ezeket a jelenségeket, megoldásokat úgy kell integrálnunk a munkaterekbe, hogy az működőképes és stabil maradjon hosszú távon is, vagyis amikor elmúlik az első nagy WOW hatás. Számos megoldást alkalmaztak a korábbiakban is – nem most találták fel a spanyolviaszt –, és azok vagy működtek vagy nem.

Ma már tudatosan koncentrálnunk kell arra, hogy megjelenjen a felhasználói élmény, vagyis egyértelműnek kell lennie, hogy mi miért van, az egyes eszközök és módszerek hogyan működnek. Céges szinten kell támogatni a kialakított irodát kulturális és vizuális szempontból. Fontos, hogy minden esetben a helyi szervezetre szabottan kell vizsgálni a megfelelő munkatereket, hiszen nincs két egyforma cég, és ami működik az egyik szervezetnél, mondjuk Amerikában, az közel sem biztos, hogy működik Budapesten vagy Debrecenben.

– Ha már a munkahelyi élményről beszélünk, mennyiben fontosak a munkakultúra mellett a színek, illatok, formák, vagyis az érzékszervek által meghatározott világ?

– Az érzékszerveinkkel tapasztalható világ továbbra is befolyásolja gondolkodásunkat és véleményünket. Az első benyomás többek között ezért is lényeges, mert rögtön tudjuk, hogy hol vagyunk, mire számíthatunk, el tudjuk helyezni az adott környezetet a saját világunkban. Sokszor előfordul, hogy sablonirodákba lépünk be, néhány szó vagy kifejezés utalhat ugyan az adott cégre, de hogy ott milyen a közösség, milyen a kultúra, nemigen derül ki.

Pedig nagyon lényeges a hely szelleme, hiszen az álláskeresők számára a fizetés mellett ezek a kritériumok egyre hangsúlyosabbak: hogyan érezzük magunkat az új helyen, hogyan tudunk beilleszkedni a közösségbe, az értékrendünkkel a cég mennyire kompatibilis. Ha a körülmények számunkra megfelelőek, akkor az első néhány másodperc pozitív benyomását követheti egy hosszú távú pozitív munkahelyi élmény. A munkánk során ezt a tartós pozitív hatást segítünk megteremteni a partnereink számára. Természetesen a tartós munkahelyi élmény elsődlegesen a szervezet vagy vállalat üzleti céljait szolgálja, hiszen a sikerességet továbbra is pénzben mérjük és nem mosolyban.

– Maradjunk még a munkahelyi élmény kifejezésnél! Hogyan tudjuk ennek megkülönböztetni a fizikai és szellemi dimenzióit?

– A munkahelyi élmény érzékelhető kivetüléseire: a bútoraira, a dizájnra, az épületre vagy éppen az irodára, a technológiára pénzt költhetünk. Ezek azok a bizonyos látványos eszközök és megoldások, amelyek viszonylag gyorsabban megvalósíthatók. Azonban a fizikailag megjelenő kivetülések mögött meg kell látnunk magát a márkát, a vállalati kultúrát, a biztonságot és a saját értékrendünket. Ezen összetevőket már csak közvetetten lehetséges megvásárolni, de ami talán még fontosabb, hogy az időbefektetés és a kockázat itt lényegesen nagyobb.

Gondolhatunk itt például a home office eszközrendszerére. Lehet egy cégen belül szokásjog vagy csak egy divatos trend, amely egyáltalán nem illeszkedik a munkamódszerekhez. Ez utóbbi esetben egy igen kockázatos hibát véthetünk, aminek évek múltán fogjuk csak a hatásait megérezni. Annak érdekében, hogy törekvéseink és céljaink pozitív hatást váltsanak ki, mind a fizikai, mind a szellemi eszközrendszert egymás támogatására kell hangolni, azaz komplex módon kell megközelíteni egy sikeres munkakörnyezet egyes elemeit és aspektusait.

– Ez alapján meglehetősen sokrétű feladat létrehozni egy jól működő irodát, szinte egy sok ismeretlenes egyenlethez hasonlítható.

– Ez pontosan így van, elsőre mindig egy sok ismeretlenes egyenlettel állunk szemben. A munkakultúrát meghatározó elvi vagy filozófiai törekvések hosszú folyamat eredményeként honosíthatók meg egy cég vagy szervezet életében, amelyhez idő kell. Vagyis az iroda fizikai terét úgy kell kialakítani, hogy az itt megjelenő kulturális minták támogassák a céges működést, a versenyképességet, a profitabilitást, hiszen nyilvánvalóan az üzleti célok a meghatározó mozgatórugók.

Itt megint csak megemlítem a munkahelyi élmény fogalmát, amelynek több oldalról is pozitívnak kell lennie, hiszen az élmény jelentkezhet a munkavállaló, a munkaadó és a cég ügyfelei részéről is. Külső szemlélőként csak annyit láthatunk, hogy egy iroda jól néz ki, izgalmas színek és formák jellemzik a belső tereket, de csak a mindennapi használat során derül ki, hogy jól működnek-e a terek, támogatják-e a céges célkitűzéseket. Sokféle jó megoldás adódhat, elképzelhető, hogy egy dizájnos, cool, látványos iroda jön létre, ahol ilyen-olyan mértékben jelenik meg a vállalati kultúra, illetve kevésbé látványos irodákat is láthatunk, ahol alaposan végiggondolt vállalati kultúra van jelen. Mindkettő cég működhet jó, nincsen kőbe vésve az igazság. Minden összefügg mindennel.

– De mielőtt hozzáfogunk a számunkra megfelelő iroda kialakításába, nem árt ha tudjuk, hogy kik vagyunk mi.

– Valóban, ennek hiányában nehéz és ellentmondásos helyzetbe kerülhetünk önmagunkkal szemben. Tudunk kell definiálnunk, hogy kik vagyunk, mit akarunk elérni, melyek a céljaink, kik az ügyfeleink, kik a munkavállalóink, ki a célcsoportunk, akit meg szeretnénk szólítani. Egy tanácsadó feladata, hogy az ügyfeleit arra ösztönözze és segítse, hogy először lássa tisztán a jelenlegi helyzetét, értse meg az utat, ami előtte áll, és végezze el az önértékelést. Csak ezt követően érdemes elsütni a startpisztolyt.

+++

OfficeUP-konferencia – Munkahelyi élmény – Branded Content az irodában. Előadók: Horváth Dávid – senior workplace consultant, Colliers International és Paukovics Gábor – Market Development & Concept Manager CEE Region, Kinnarps Hungary.