Így épülnek Az Év Irodái – mesélnek a 2020-as év győztesei

Egymás tapasztalataira építhetünk igazán hatékonyan, ehhez azonban találkozni és beszélgetni kell.

Ezt a párbeszédet tette lehetővé az őszi OfficeUP és a HRFest közös rendezvénye, aminek keretében találkozhattak az irodapiac szereplői és a munkavállalói igényeket ismerő HR szakemberek, hogy egymás tapasztalataira építve hatékony megoldásokat dolgozzanak ki a munkavállalói élmény fejlesztésére. Ezzel a céllal ültek egy asztalhoz a 2020-as Az Év Irodája verseny legjobbjai is.

Tóth Tímea a DVM group képviseletében a BP új, Agora Budapestben kialakított iroda projektjét vezette, ami Az Év Fenntartható Irodája díjat nyerte el, ugyanakkor a DVM group Az Év Belsőépítész cége  és a Property Award zsűrijének köszönhetően az Év Kivitelező cége díjat is megkapta ebben az évben. Nagy Viktor az Immofinanz oldaláról a myhive prime flex offices projektet képviselte, amit Az Office Branding kategóriában talált legjobbnak a zsűri. Csillag Tibor pedig Az Év Irodája díj győztes BioTech USA székház építészeként engedett bepillantást a kulisszák mögé. A beszélgetést moderátorként tovább színesítette a megmérettetés új zsűrielnöke, Cs. Kovács Nikolett is, aki korábban nevezőként került kapcsolatba a versennyel, majd a dobogó minden fokát bejárta győztesként. Ennek köszönhetően jól ismeri az iroda kialakítási folyamat lépéseit, és tisztában van azokkal a tényezőkkel, amelyek elengedhetetlenek egy valóban jól működő munkaterület léterhozásához. Nem véletlen tehát, hogy a megbízó és a szolgáltatók közti együttműködés oldaláról indította a témát.

A győztesek egészen más léptékű cégektől érkeztek, ráadásul szakterületüket tekintve is széles perspektívát képviseltek, abban mégis egyetértettek, hogy a megrendelőkkel való munka során a pandémiától függetlenül  elengedhetetlen a szoros kapcsolat kialakítása a hatékony és jól működő végeredmény érdekében. 

“Együtt kell lélegezni a megbízóval, de nem csak a vezetőséggel, hanem a dolgozókkal is. Korábban a tér és az iroda hozzáadott értékéről beszéltünk, most viszont egyértelműen az ember került a középpontba. A munkahelyek kialakításakor a hibrid munkavégzés támogatása a fő cél, a siker érdekében azonban mindenki más eszközöket vet be.”

Csillag Tibor egy meghívásos pályázat elnyerését követően, a BioTech székház miatt költözött a fővárosba Pécsről, hiszen a megállapodás szerint a legapróbb részleteket is megtervezte, majd végig felügyelte a kivitelezést is. Az átadott épületben jelenleg hetente 3 szabadon választott napot töltenek a munkatársak, és a tapasztalatok azt mutatják, hogy jól működik a rendszer. A folyamat a járvány kitörése előtt indult, azonban magát a tervezést nem befolyásolták a koronavírussal járó változások, bár ez nem tekinthető általános igazságnak, inkább a megbízó vállalat tevékenységétől függ. Azokra a módosításokra, amiket mégis eszközöltek, a cég struktúra fejlődés miatt volt szükség. Az alsó szintre például eredetileg óvoda kialakítását tervezték, azonban a dolgozói igények félmérését követően szociális együttlétre alkalmas étkezővel váltották ki az eredeti elképzelést. A közösségi terekre egyébként is nagy hangsúlyt fektettek a koncepcióban, így valóban sikerült támogatni a spontán találkozásokat.

A BP iroda tervezése során az ügyfél igények feltérképezésében szervesen részt vett az ügyfél oldaláról a HR és a facility osztály, sőt a dolgozók is. A nagyjából 1,5 évet felölelő folyamat során a tervezők egy munkahelyi management programot is kaptak sorvezetőként, ami gyakorlatilag egy olyan kutatást takart, melynek során a BP felmérte az iroda működéséhez szükséges tereket, térkapcsolatokat és funkcionális sémákat, a DVM group pedig erre fűzte fel a belsőépítészeti koncepciót. A továbbiakban egyrészt a BP projekt tanulságaként, másrészt a pandémiára való reacióként kezdték el kidolgozni a DVM Discovery névre keresztelt saját kutatásukat, ami a megrendelők monitorozására szolgáló 3 lépcsős interjú sorozatot jelenti. Ennek keretében először a felső- és középvezetőkkel, illetve a munkavállalókkal beszélgetnek személyesen, majd egy igény szerint online vagy személyes workshop keretében dolgoznak tovább. A folyamat zárásaként pedig a tervezés alapjául szolgáló konklúziók meghatározása történik. A pandémia hatalmas változásokat generál, amiket csak úgy lehet követni, ha reflektálnak a változó megrendelői igényekre. A koncepciót tekintve a BP irodájában is fontos szerepet kapott a közösségi tér, ezért a három szárnyat, amiben a munkaterek helyezkednek el, középen konyhával és játszótérrel kötötték össze. Felismerték ugyanis, hogy a járvány után még erősebb igény van a szociális kapcsolódásra, ezért fognak bejárni a dolgozók az irodába.

A myhive projekt esetében az Immofinanz egészen más oldalról közelített a siker felé, hiszen itt a piaci igények megelőzéséről beszélhetünk. A koncepció alapkövét ugyanis már 2015-ben letették, melynek keretében már akkor a közösségépítést és a különleges élményt helyezték a középpontba, amikor a piaci trendek között még közel sem kapott ekkora reflektorfényt a téma. Az évek során alaposan kidolgozott elképzelés második szintjének magyar piaci implementációja egybeesik a pandémia időszakával. Az ötletet tehát nem a járvány szülte, ugyanakkor a helyzet megerősítette a létjogosultságát. A legtöbb vállalat a hibrid munkavégzés képlékenysége miatt jelenleg nem tudja megmondani, hogy mekkora irodatérre van szüksége, tehát nagy az igény a rugalmasan alakítható, jó minőségű megoldásokra.

A puding próbája az evés

Az igények megközelítése és feltérképezése tehát eltérő, a siker mégis minden esetben használat közben dől el, amikor a dolgozók birtokba veszik a teret. 

A BP iroda esetében például 1 év után kezdődik a konklúziók levonása, amikor a DVM group újra interjúkat készít a megrendelővel, hogy kiderítse mi működik, mi nem és mi az, amit a Coviddal kapcsolatos változásként kell kezelni. A folyamat során a belsőépítészeti és menedzsmenthez kapcsolható szempontokat monitorozzák.

Motiváló erőként hat a tervezés során Az Év Irodája díj? És vajon milyen változásokat hoz a győztesek életében az elismerés?

A DMV group számára nem újdonság a győzelem, hiszen korábban a Transferwise irodával már felírták a nevüket a legjobbak listájára. A BP esetében alapvetően nem volt cél, a nevezés, ugyanakkor a tervezés során már érezhető volt, hogy kiemelkedő eredmény fog születni, ami esélyes lehet a díj elnyerésére.

Az Immofinanz szintén állt már a dobogó tetején. A 2020-as díjhoz hasonlóan 2010-ben és 2018-ban is hatalmas elismerésként élték meg, hogy a zsűri és a piac elismerte a csapatuk munkáját egy olyan megmérettetésen, ami az elmúlt több mint 10 év alatt jelentős presztízzsel rendelkező versennyé vált. 

Csillag Tibor számára is kimondottan nagy öröm volt a győzelem, hiszen Az Év Irodája verseny volt az első, amin elindult, és a siker visszaigazolta számára, hogy jó úton jár. Emellett a saját személyiségét és a cégét is formálta, hiszen branddé változtatta az iroda nevét, ami nagy hatással van az életére.

A BioTech USA külkereskedelmi igazgatója, Lévai Bálint a győzelem után kiemelte, hogy kollégák nélkül az irodaház csupán egy üres épület. Ezzel alátámasztotta azt a szellemiséget, hogy egy dolog felépíteni egy komplexumot, de az teszi fel a koronát, ha benne vannak azok az emberek, akiknek készült. Csillag Tibor szerepe pedig mindkét szemszögből vitathatatlan.

A résztvevők véleménye alapján tehát egyértelmű, hogy a projekt méretétől függetlenül elengedhetetlen, hogy a szolgáltatók együtt lélegezzenek a megrendelővel vagy egy lépéssel előtte járva már kész megoldást kínáljanak a felmerülő igényekre. A díjazás pedig mindenkinek elismerésül szolgál, de valójában a piac fejlesztése a legfőbb cél. Éppen ezért az irodapiac és a HR szakma számára is hiánypótlóként hatott az esemény, ahol találkozhatnak az igények és ezekre rezonálhatnak a megoldások.

SOCIAL BOX