Hogyan spórolhatunk az irodabérleti szerződéssel?

Ha a bérlemény nagysága meghaladja a 2000 m2-t, akkor érdemes legalább 18 hónappal a bérlet kezdő időpontja előtt megkezdeni az előkészítést. Ha olyan irodaházba szeretnénk költözni, amely a mi igényeink szerint kerül kialakításra, akkor a kívánt költözés előtt 36-40 hónappal tanácsos megkezdeni a bérlet előkészítését.

Kell egy csapat

Az időben történő projekt indítás mellett ugyanilyen fontos, hogy belső szereplőkből, és külső szakértőkből álló csapatot állítsunk fel a feladat elvégzésére. Bár manapság már ritkán látunk olyat, hogy egy 1000 m2-t meghaladó bérlemény kiválasztását önerőből, ingatlanügynök közreműködése nélkül próbálja a cég megoldani, erős lehet a kísértés, hogy a belsőépítész, szakági tervezők, műszaki szakértők közreműködését megspóroljuk, hisz a bérbeadó úgyis megtervezi a terek felhasználását, az ültetési rendet és a bérlemény kialakítását.

Ezt a megközelítést azonban érdemes alaposan átgondolni. Biztos, hogy a bérbeadó által fizetett műszaki szakértők a legoptimálisabb megoldásokat fogják megkeresni? Valóban le lehet annyi embert ültetni az adott területre úgy, hogy a rendszerek még megfelelően megoldják a terület szellőztetését és hűtését? A liftek rendelkeznek azzal a kapacitással, ami a csúcsidőszakban szükséges? Csak néhány olyan kérdés, amelyek szakértők bevonásával történő ellenőrzése hozzájárul ahhoz, hogy valóban azt kapjuk a bérleménytől, ami a kezdeti elvárásunk volt. Pereskedni a bérbeadóval, hogy bebizonyítsuk, a bérlemény nem teljesíti a bérbeadó által megadott paramétereket, hosszadalmas és igen költséges.

A felkínált bérlemény műszaki paramétereinek ellenőrzése mellett, ha a saját tervezőnk és műszaki szakértőnk pontosan érti az igényeinket és a prioritásainkat, sokszor tud olyan műszaki megoldást ajánlani, amelyet a bérbeadó nem feltétlenül ajánl fel a bérlőnek, mert bonyolultabb, több ideig tart kiépíteni, vagy nagyobb üzemeltetési kockázatot jelent.

A bérbeadók által benyújtott ajánlatok értékeléséhez vagy a szándéknyilatkozat aláírásához még nem feltétlenül, de a bérleti szerződés tárgyalásához már mindenképp tanácsos olyan külső ügyvédet bevonni, aki bérleti szerződések tárgyalásában jelentős gyakorlattal rendelkezik. Egy bérlemény kialakítása, majd hosszú távú bérlete során sok olyan kockázattal kell számolni, amelyet egy alapjában felkészült, de az építési és kivitelezési folyamatokat, az épületüzemeltetést vagy a kereskedelmi ingatlanokba befektető tulajdonosok szempontjait közelről nem ismerő jogász nem fog tudni azonosítani.

Feladatok és határidők a bérlemény kialakítása során

Kiemelten fontos, hogy a bérleti szerződésben pontosan meghatározásra kerüljön, hogy milyen inputokat (munkaállomások száma, tárgyalók, konyhák és mosdók száma, egyéb követelmények) milyen határidőig köteles megadni a bérlő, milyen terveket és milyen határidőig köteles elkészíteni a bérbeadó, és a bérbeadó által szállított terveket milyen határidőig köteles a bérlő áttekinteni és jóváhagyni.

Ha a bérlő részt kíván venni az építési / bérlemény kialakítási munkálatok követésében, akkor azt is pontosan körül kell határolni, hogy a bérlő, illetve annak műszaki szakértői milyen szerepkörben és jogosítványokkal jelenhetnek meg a bérbeadó és annak tervezői, kivitelezői között zajló egyeztetéseken, ellenőrzéseken, műszaki átadás-átvételeken. A bérlő részvételének mélységét alapvetően meghatározza, hogy mekkora a bérleményi terület, illetve, hogy az adott irodaház sokbérlős épület, vagy nagyrészt, esetleg kizárólag a bérlő részére kerül megépítésre.

Tekintettel arra, hogy a bérlemény esetleges késedelmes átadása a bérlő részére jelentős működési kockázatot jelent (lejár a futó bérleti szerződés, értékesítésre került a saját tulajdonú ingatlan), a bérbeadó határidőben történő teljesítését érdemes kötbérrel vagy más jogi eszközzel biztosítani a bérleti szerződésben.

Flexibilitás a bérleményi terület nagyságában

Egy bérleti szerződés esetén jellemzően a legnagyobb kihívást az jelenti, hogy az 5-10 éves bérleti idő alatt hogy lehet kezelni a bérlemény nagyságára vonatkozó igényének megváltozását. Ilyen időtávon ugyanis alapvetően változhat meg a bérlő üzleti tevékenysége, piaci és szabályozási környezete, dolgozói létszáma.

A bérbeadó oldalán alapvető igény, hogy a bérlő a leszerződött területre a bérleti díjat a teljes bérleti időszak alatt megfizesse. Ezt a két, látszólag egymást kölcsönösen kizáró igényt kell egyszerre, mindkét félnek még elfogadható formában, kielégíteni a bérleti szerződés tárgyalása során.

Az előbérleti jog, a különböző a bérlő részére adott bérelt terület csökkentési vagy bővítési jogok, az albérletbe adás jogának és az ezek gyakorlása esetén a bérbeadó részére megfizetendő kompenzációkból szinte minden esetben kialakítható egy olyan kompromisszumos megoldás, amely mindkét félnek elfogadható. Ha csak az előbérleti jogot vesszük példaként, rendezni szükséges, hogy az előbérleti jog milyen időszakra és milyen terület vonatkozásában áll fel, mikor kell a bérbeadónak nyilatkozattételre felhívni a bérlőt, milyen határidőben nyilatkozhat a bérlő, ha a bérlő gyakorolja az előbérleti jogát akkor a harmadik személy által tett ajánlat feltételei vagy saját bérleti szerződésének feltételei szerint fogja bérelni az érintett területet.

Feladatok és kockázatok

A bérleti szerződés tárgyalása során bérlői, illetve bérbeadói oldalon kiemelten fontos, hogy azonosítsuk a bérleti időszak során felmerülő fontosabb kockázatok és feladatokat, és ezeket a megfelelő helyre (bérlőhöz vagy bérbeadóhoz) telepítsük. Természetesen minél hosszabb a leszerződött bérleti időszak, annál nagyobb a jelentősége annak, hogy ez a munka milyen részletességgel és minőségben kerül elvégzésre.

Jó példa erre a karbantartás és javítás kérdésköre, melyet sok bérleti szerződés lakonikus rövidséggel annyival intéz el, hogy a bérlő feladata a bérlemény és az azon belül található eszközök karbantartása, míg a bérbeadó feladata az épület bérleményen kívüli részeinek karbantartása. Vajon tényleg jó megoldás-e a bérlő részére, ha a légkondicionáló rendszerek vagy a fűtő rendszerek karbantartását a bérleményen belül a bérlőnek kell megoldania? Valóban jó megoldás az, ha a bérleményben található gyengeáramú rendszereket a bérlő tartja karban, javítja?

Mivel egy irodaházban jellemzően minden karbantartási és javítási költséget a bérlő visel, vagy közvetlenül, vagy közvetve a szolgáltatási díjon keresztül, érdemes az egyes karbantartási és javítási feladatokat oda telepíteni, ahová a praktikum és a gazdaságosság szempontjából megfelelőbbnek tűnik.

Fotó: Petinov Sergey Mihilovich – shutterstock.com