Vissza a “normális”​ kerékvágásba? Létezik még ilyen?

Az irodapiac és az irodahasználati szokások soha nem látott gyorsaságban és irányban változtak meg az elmúlt egy év során.

A pandémia gyors cselekvésre és alkalmazkodásra késztetett mindenkit. Az egyes hullámok között pedig viszonylag kevés idő állt rendelkezésre arra, hogy rövidebb-hosszabb távú terveket készítsenek a cégvezetők a munkatársak irodába való visszatérésére. Mindeközben sok nemzetközi kutatás zajlott a témában, így a döntéshozók joggal érdeklődnek az aktuális trendekről, mások jól működő gyakorlatairól. De vajon vannak-e mindenkire igaz általános javaslatok ebben a példátlan új élethelyzetben? Láttuk már korábban, ahogyan a cégek nagy része a cellás irodáit egyterű irodákra cserélte, majd tevékenység alapú rugalmas térhasználatra kezdtek fókuszálni agilis terek kialakításával. És most, merre tovább? Újra felszabdaljuk a tereket vírus szempontból biztonságosabb pár fős irodák számára, vagy rotált módon járunk majd be a munkahelyünkre dolgozni, ezért a jelenlegi irodaterület egy része véglegesen feleslegessé válik? 

A Research Consultancy az elmúlt hónapokban több ügyfelét is támogatta abban a folyamatban, hogy megtervezzék a számukra legideálisabb irodai tér koncepcióját. Ehhez széleskörű munkakörnyezet analízist folytatnak helyszíni elemzésekkel, mélyinterjúkkal és munkatársi kérdőívezéssel. Legfőbb tapasztalatuk az, hogy a korábbiaknál sokkal fontosabb a sajátosságokra odafigyelni, hiszen minden iparág, szervezet, munkatársi közösség más és más, sok egyedi élethelyzettel. Így legfontosabb javaslatuk, hogy mindenki keresse meg azt az új működési formát, azt a „new normal”-t, ami költséghatékonyan biztosítja a legjobb munkavállalói élményt a saját dolgozói számára. 

Lesznek, ahol az egyes csapatok egy-egy meghatározott napon járnak majd be az irodába. Nekik érdemes elszeparált projektszobákat biztosítani, ami a személyes teammunkának ad majd helyet. Lesz, ahol a munkakör specialitása miatt a munkatársak nagytöbbsége újra az irodából fog dolgozni. Számukra biztonságosabb tereket kell megvalósítani, nagyobb távolságot tartva a munkaállomások között. Lesznek, ahol a hibrid munkavégzés állandósul. Itt több olyan tárgyalót, kollaborációs teret kell kialakítani, ahol hatékonyan tudnak majd közösen dolgozni a személyesen jelenlévő és az online becsatlakozó munkatársak. Lesz, ahol megmarad a rotált irodába járás. Náluk a dedikált asztalokat felválthatja a booking rendszerrel támogatott shared desk megoldás. És ez a felsorolás szinte vég nélkül folytatható.

A karantén után új fejezetet nyithat minden cég. De már azzal a többlet tudással a hátuk mögött, hogy ismerik milyen az, amikor a kollégák napi 8 órában személyesen is jelen vannak az irodában, illetve milyen a teljes távmunka. Ezeket a tapasztalatokat, előnyöket-hátrányokat kell mérlegelni a jövőbeli munkarend és munkakörnyezet kialakításakor. Ezek összegyűjtésében, elemzésében és értelmezésében nyújt testre szabott megoldást a ReSearch szakértői csapata, akik feltérképezik az adott cég számára azokat az információkat, melyek a leghatékonyabb iroda ki- vagy átalakításához szükségesek.

A ReSearch elemzési módszerének első lépése – a szervezet fő tevékenységi körének és működésmódjának megismerését követően – vezetői mélyinterjúk készítése, illetve beszélgetések a szervezet kulcsszereplőivel. Majd egyedi kérdőívet állítanak össze a jelenlegi iroda korábbi használatáról, a munkatársak home office tapasztalatiról és a pandémia miatt megváltozott irodahasználati igényekről, új szokásokról. A módszerük alapjául szolgáló tételmondat ugyanis így hangzik: a jövőbeni iroda akkor töltheti be hatékonyan a szerepét, ha megfelelően reagál: a jelenlegi iroda negatívumaira, a hosszútávú otthoni munkavégzésből fakadó szervezeti és egyéni hátrányokra, hiányokra és a pandémiára. Nézzük meg részletesebben, hogy miért is!

A jelenleg/korábban használt irodának mindenhol vannak kevésbé kedvelt tulajdonságai, amiket a kollégák már jól ismernek a gyakorlatban is. Ezek azok a tényezők, ami miatt nem annyira szívesen járnak be dolgozni. Sőt, most, hogy megtehetik, inkább otthonról dolgoznak. Ha szeretnénk őket „visszacsábítani”, azaz nemcsak előírásokkal kötelezni őket az irodai munkavégzésre, hanem valóban motiválttá tenni őket a személyes jelenlétre, akkor javasolt megszüntetni a mostani iroda zavaró tényezőit, azaz azokat, amire sok panasz érkezik.

Több mint egyéves tapasztalattal rendelkezünk már az otthoni munkavégzésről is. Megismertük annak előnyeit és hátrányait, illetve a szervezetekre és egyénekre gyakorolt hatását egyaránt. Nagyon sokfélék vagyunk, sok élethelyzetben, ezért mindenkire igaz általánosítások nem léteznek, de vannak körvonalazódó problématerületek, melyek megoldásában egy megfelelően kialakított iroda sokat segíthet. Könnyű belátni az összefüggést a home office-szal való elégedettség vagy elégedetlenség és a jövőbeli bejárási szándék között. Azt viszont szervezetenként kell felmérni, hogy az adott cégnél – vagy azon belül kisebb szervezeti egységeknél – milyen home office lehetőségeik vannak a munkatársaknak. Például más problémák adódnak egy olyan fiatalabb csapat esetén, akik többségében egyedül élnek viszonylag kisebb méretű lakásokban, mint az egzisztenciálisan jobb helyzetben lévő vezető beosztású kollégáknál, akik megtehetik, hogy otthon saját dolgozó sarkot/irodát alakítsanak ki maguk számára, vagy mint olyan nagycsaládosok esetében, ahol az otthoni munkavégzésben a legnagyobb kihívást a fókuszált munkavégzés lehetőségének megteremtése okozza.

Ha le is cseng a mostani hullám, a pandémia nem tűnik el nyomtalanul: Lehet, hogy a jövőben a törvényi és vállalati előírások száma és szigorúsága csökken, de az egyének érzékenyebbek lettek az egészségügyi problémákra. Így azok megelőzéséhez intézkedéseket és tárgyi feltételeket hosszútávon is biztosítani szükséges az irodában, azaz ez egy újabb változást indukál az irodaterek kialakításában. Például elterjednek az irodán belüli higiéniai állomások. Emellett a pandémiának köszönhetően a munkavégzési szokások is gyökeres változáson mennek keresztül. A munkahelynek már nem egyértelműen (csak) azt a teret kell biztosítani, ahol az egyén a munkáját elvégezheti. Megerősödik az irodák társas kapcsolatok kialakítását és fenttartását támogató funkciója. Erre példa, hogy egyre több tárgyaló berendezését cserélik le: a klasszikus tárgyaló asztal, székek helyett nappali vagy kávézó bútorzat kerül ezekbe a terekbe.

Mostanra már látszik, hogy teljes visszarendeződésre nem számíthatunk, inkább valami teljesen újra, másra, mint az eddigiek. Túl sok idő telt el a korábbi „normális” munkarendtől ahhoz, hogy változatlan formában visszatérjünk hozzá. De tekintsünk erre a változásra, mint egy új lehetőségre, amikor a saját munkafolyamataink és csapatunk igényeit figyelembe véve alakíthatunk ki egy olyan jól funkcionáló irodateret, ahová szívesen térnek vissza a munkavállalóink.

SOCIAL BOX