Drágább lesz, hosszabb lesz, és nem tudjuk, hogy pontosan mit csinálunk

Annak érdekében, hogy átlássuk ezt a kétségkívül összetett feladatot, már az elején érdemes tisztázni, hogy bérlői szemszögből mi az elképzelés az iroda kialakításról, és rögtön érdemes összehasonlítani mindezt a realitással. Így azonnal valós képet kaphatunk azokról a veszélyekről, amik jelentősen megnövelik a kiadásokat és időben elnyújtják a folyamatot, pedig megfelelő ismeretekkel mindez elkerülhető lenne.

Mielőtt azonban belevágunk az iroda kialakítási projektbe, fontos, hogy kitűzzük a célt és átlássuk a megvalósításhoz vezető lépéseket, azaz elhatároljuk és kellően kidolgozzuk az előkészítés, a megvalósítás és a költözés utáni feladatok halmazát.

Sokkal többről van szó, mint a fizikai tér.

A költözést ideális esetben összehangolják a vállalati kultúra változásával. A fizikai helyszínváltással párhuzamosan tehát megjelennek a humán erőforrást támogató változásmenedzsment és kommunikáció támogató szempontok is. A házon belül felállított projektcsapatban szükség lesz olyan tagokra, akik felmérik a cég és a dolgozók számára fontos szempontokat, majd átadják a helyszín kiválasztásáért és a legjobb kondíciók eléréséért felelős csapattagnak. 

Az igények és lehetőségek felderítése az előkészítési fázis fontos eleme, hiszen az iroda nem csak munkaterületként szolgál majd, hanem a mérete, a lokációja és a belső kialakítása révén is tükrözi a szervezet által képviselt értékeket.

Mivel a belső projekt-csoport résztvevői ritkán rendelkeznek megfelelő tapasztalattal, már az előkészítési fázisban is érdemes olyan külső szakértőket bevonni, akik ismerik a folyamatot, az elkerülhető hibákat, valamint tisztában vannak az egyes lépések idő- és költségvonzatával.

A gyakorlat azt mutatja, hogy feladat karmesterei leggyakrabban az irodavezetők, de esetenként más területek képviselőit is megbízzák, akik menet közben szembesülnek a buktatókkal. Tapasztalat hiányában nincs könnyű dolguk, ezért rendszerint az interneten fellelhető információkra, könyvekre támaszkodnak vagy az ismerősök között tájékozódnak, ami már önmagában is roppant időigényes, ennek ellenére az eredmény és a megszerzett tudás általában hiányos.

Az időbeli csúszás tehát már a folyamat elején elkezdődik, majd sorra következnek az előkészítés kihagyott lépései, így mire a tervező kiválasztásához, valamint magához a tervezési folyamat megkezdéséhez és a fizikai kivitelezéshez érnek, számos hiba csúszhat még a rendszerbe, ami pontatlan briefet, majd még nagyobb problémákat okozhat. Ez pedig veszélyezteti a végeredményt, azaz a munkavállalók számára készített jól működő irodatér megfelelő működését, a megnövekedett kiadásokról nem is beszélve.

Jól látszik tehát, hogy rengeteg elkerülhető veszély leselkedik a költözés előtt álló szervezetekre. Korábban nem állt rendelkezésre olyan forrás, ami koncentráltan összefogta volna mindazt a tudást, amire szükség lehet. Az Év Irodája Akadémia pontosan ezt a hiányt tölti be, hiszen az elmúlt több mint egy évtized során megismert irodapiaci bérlők és szolgáltatók tapasztalataira építve támogatja a szektorok együttműködését. Szakértőink többször végigjárták már a folyamatot, így valós ismeretek alapján segítenek azoknak, akik még csak most tervezik, hogy belevágnak. 

Tilesch Anna pszichológiai megközelítéssel és mood manageri tapasztalatokkal, Cs. Kovács Nikolett 6 év alatt 7 irodakialakítás lebonyolításával, Beck Márton pedig a vállalati kultúra-váltással járó változásmenedzsment és kommunikáció tervezési és megvalósítási gyakorlatával támogatja az Akadémia első online, bemutatkozó szemeszterére jelentkező hallgatókat.

Ha érdekel, hogy miként épül fel a költözés, hogyan válassz új helyszínt az irodának, elbizonytalanodtál a projektcsapat tagjainak kiválasztásában, nem tudod, hogy hogyan érdemes bevonni a kollégákat, mennyibe fog kerülni az egész, mikor költöztök és egyáltalán és milyen hibákat érdemes még elkerülni, akkor kövesd Az Év Irodája Akadémiát, mert folyamatosan bővülő szakértői csapatunk válaszolni fog ezekre és még sok izgalmas kérdésre! Az év végén pedig személyre szabott workshopokkal is készülünk, ahol példa projekten keresztül is végig járjuk a folyamatot és lehetőségetek lesz kérdésekre is.