Fogalomzavar, időhiány vagy nincs felelős

Az irodapiaci szolgáltatók véleménye attól függetlenül megegyezik az irodaköltözés hatékonyságát csökkentő tényezőkről, hogy az ideális tér kiválasztásáról, a bérleti szerződések megkötéséről, a padlóburkolatokról vagy az irodabútor beszállítóról beszélünk.

A hazai irodapiac látványos fejlődésen ment keresztül az elmúlt évtizedben, amit a szolgáltatók tökéletesen lekövettek. Tapasztalataik alapján azonban a bérlők sok esetben még mindig nincsenek tisztában az elérhető lehetőségekkel, amelyek megkönnyítenék a költözési folyamatot, és jelentős összeget takarítanának meg. Az Év Irodája Akadémia célja, hogy olyan kommunikációs csatornát nyisson a két fél között, ami mindkét oldalt hitelesen edukálja a felmerülő kihívásokról, így tálcán kínálja a megoldást egy-egy kérdésre.

Mivel az új irodák kialakítására fókuszálunk, rögtön az elején fontos tisztázni, hogy a folyamat jóval túlmutat a belsőépítészeti tervezésen és a kivitelezésen. A sikeres projekthez tartozik  a megfelelő ingatlan kiválasztása, a bérleti konstrukciók optimalizálása, a bérlőképviselet, a jogi háttér biztosítása, a vállalat igényeinek pontos és szakszerű feltérképezése, a munkatér tanácsadók, stratégiatervezők, adatelemzők, változásmenedzserek bevonása, majd ezek folyamatba illesztése. A fizikai tér kialakítása pedig akkor hoz jó eredményt, ha az összehangolt gépezet részeként kezelik, és az előkészítési folyamatban feltárt igényeket tükrözve, vizuális formában tálalja az eredményt. A gyakorlat ennek ellenére sok esetben mást mutat.

A magyar bérlő cégek esetében az ingatlannak gyakran nincs házon belül felelőse, ezért nincsenek tisztában azzal, hogy egy bérleti szerződés lejártával mikor, kinek és hogyan kellene foglalkozni. Szintén gyakori, hogy nem ismerik a fogalmakat, a felelősségi köröket, illetve a szolgáltatói piac aktuális kapacitását. Ráadásul a COVID hatására a változások lekövetése már nem csak költözés esetén lehet aktuális.

Amikor egy bérlő nincs tisztában azzal, hogy mire lenne szüksége és miért, gyakran a szolgáltató ajánlja figyelmébe az elérhető megoldásokat, ami hazánkban nem ritkán gyanakvást kelt, pedig valójában arról van szó, hogy a szolgáltató átlátja a folyamatot, ezért egy hatékony és támogató stratégiai csomagot kínál, ami hosszú távon kifizetődőbb az eseti megoldásoknál. A nagyvállalatok ilyen téren előnyösebb helyzetben vannak a magyar cégekkel szemben, hiszen a külföldi anyacég tapasztalatára építve tudják, hogy mikor mire van szükségük, legyen szó bérlőképviseletről, befektetési tanácsadásról, tervezésről, változásmenedzsmentről vagy kommunikációs és márkastratégia építésről. 

Nem lehet eleget hangsúlyozni, hogy az elvárt eredmény elérése időigényes. A járvány hatására számtalan rövidtávú félmegoldás látott napvilágot, azonban ahhoz, hogy átlássunk az interneten található információhalmazon és valóban jól működő stratégiát építsünk, fel kell mérni a helyzetet, meg kell tervezni a lépéseket és folyamatos finomhangolás mellett értékelni kell az eredményeket. Ez szinte minden esetben tovább tart a tervezettnél, azaz kevesebb idő marad a többi feladatra a kitűzött költözésig, és elindul a tűzoltási folyamat, amit érzékelnek a szolgáltató szektor azon képviselői is, akik a fizikai térkialakítás fázisában lépnek színre. 

Ha már a tervezési fázisban kikérnék a véleményüket, értékes tapasztalatokkal tudnának segíteni a megrendelőknek, a gyakorlat azonban azt mutatja, hogy a bérlők idő szűkében kevésbé nyitottak a közös gondolkodásra, és a hosszú távú megoldásokra. Az ideális az lenne, ha már akkor bevonnák a szolgáltatókat, amikor aláírásra kerül a bérleti szerződés, ami elegendő teret hagyna a lokális piaci lehetőségek kiaknázására.

Az Év Irodája Akadémia programjában megismerheted a piac nyújtotta megoldásokat, tisztázzuk a fogalmakat és a sikeres iroda költözési folyamat felépítését, hogy amikor rád kerül a sor, magabiztos tudás alapján vezesd a projektet. Erről nem érdemes lemaradni!

SOCIAL BOX